Pengantar Bisnis

MAKALAH PENGANTAR BISNIS

Administrasi Kantor  & Manajemen Personalia

Di Susun Oleh :

1.    Lilis Suryani                            ( 101 212 423 )

2.    Desi Ratnasari                        ( 101 212 437 )

3.    Multi Ningsi                           ( 101 212 399 )

4.    Elvina Melsing                        ( 101 212 400 )

Dosen Pembimbing :  Rumbiati, SE

Fakultas Rahmany Kampus D Sungai Lilin

Tahun Ajaran 2010 / 2011

DAFTAR ISI

JUDUL  ……………………………………………………………….………… 1

DAFTAR ISI   …………………………………………………………………..  2

BAB I      ADMINISTRASI KANTOR

1.      Pendahuluan …………………………………………………..………… 3

2.      Fungsi Kantor ……………………………………………..………….....  4

3        Kepemimpinan Manajemen ....……………………………..……………  5

4        Kualifikasi Pokok Manajer Kantor ………………………..…………….  6

5        Kebutuhan Sekretaris Dalam Bisnis ………………………..…………...  7

6        Hal-Hal Yang Berhubungan Dengan Kantro ……………….…………..  7

7        Beberapa Hal Penting Sehubungan Dengan Administrasi Kantor ..…….  8

 

BAB II    Manajemen Personalia

1.      Pengertian Manajemen Personalia ………………………………………  10

2.      Pentingnya Manajemen Personalia ………………………………….…..  10

3.      Transfer, Promotion dan Separation……………………………………..  11

4.      Bidang Garapan Manajemen Personalia ………………….……………..  12

5.      Manajemen Tenaga Kerja …………………………….…………………  12

6.      Menjaga moral karyawan ………………………….…………………….  13

7.      Humam Relation dan Human Resource Management …….…………….  13

BAB III   KESIMPULAN DAN SARAN ………………………………………   13       

BAB IV   Daftar Pustaka ……………………………………………………….. 14                                  

BAB I

ADMINISTRASI KANTOR

1.      Pendahuluan

Manajemen kantor sering disebut “Administrasi kantor” adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan. Manajemen kantor adalah aktivitas mengelola dan membuat keputusan.

Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :

1.    Merencanakan.

2.    Mengorganisasikan.

3.    Mengarahkan.

4.    Mengendalikan.

5.    Mengoordinasikan

6.    Mengawasi.

7.    Menyempurnakan.

8.    Menertipkan ketatausahaan.

Batasan Manajemen Kantor.

1.    Jasa

2.    Jabatan

3.    Gedung kantor

4.    Ruang kerja.

5.    Biro.

Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

Aktivitas Kantor terbagi atas :

1.    Kegiatan komunikasi.

2.      Kegiatan kalkulasi.

3.      Pengelolaan Warkat.

4.      Penyusunan Laporan.

5.      Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.

Di samping itu ada aktivitas tambahan yang juga dianggap penting yaitu :

1.   Menulis.
2.   Mengarsip.
3.   Mencek.

2.      FUNGSI KANTOR

Fungsi Kantor terdiri atas :

1.    Penerima Informasi.

2.    Pencatatan Informasi.

3.    Penyusunan Informasi.

4.    Pemberian Informasi.

5.    Perawatan Aktiva.

Rekors dan reports

      Records ialah pernyataan fakta atau pendapatan tertulis yang penting untuk kebutuhan masa depan sebagai bahan pengambilan keputusan dan sebagai bahan perbandingan.

      Untuk bagian produksi, kantor menyimpan catatan mengenai pembelian bahan baku, jam kerja masing-masing pegawai, perlengkapan yang digunakan, catatan biaya mesin, pemeliharaan, penyusutan, catatan inventaris, dan jumlah unit produksi.

      Untuk bagian marketing menyimpan catatan gaji dan komisi bagian penjualan, volume penjualan masing-masing penjual menurut daerah penjualan, barang-barang yang laku dan yang dikembalikan oleh konsumen.

      Mengenai personil dicatat data personil, kualifikasi, golongan gaji, pengalaman kerja dalam perusahaan, masa pengusulan naik pangkat dsb.

Koresponden

      Manajemen kantor bertanggung jawab mengawasi komunikasi tertulis, khususnya surat menyurat. Sepertiga pekerjaan kantor mengenai komunikasi tertulis, surat menyurat, surat masuk, surat keluar, koresponden antar departemen, dan memo.

o   Pengiriman dan penerimaan surat

Memusatkan penanganan surat-surat melalui pos adalah suatu prinsip tanggung jawab yang yang baik dan terpusat. Sebab surat masuk dan surat keluar harus diatur dengan baik. Surat keluar dan masuk diberi agenda atau nomor surat sehingga mudah dicari bila diperlukan dan di arsipkan.

Sistem arsip seringkali menggunakan kode dalam tiga macam bentuk, yaitu :

1.    Sistem alphabetic, dilakukan dengan menggunakan huruf abjad, dengan mengelompokkan unit perunit.

2.    Sistem numeric, dengan menggunakan angka, dikelompokkan dengan nomor tertentu. Missal kode 00 : urusan umum, 10 : personalia, 20 : pemasaran, dsb.

3.    Sistem alphanumeric, gabungan penggunaan abjad dan angka. Misalnya, S201 : urusan Bandung, dsb.

3.    KEPEMIMPINAN MANAJEMEN

Kepemimpinan adalah proses untuk mempengaruhi kegiatan kelompok yang terorganisasi dalam upaya untuk menetapkan dan mencapai tujuan. Agar pemimpin ini kuat tanggap akan dunia lain maka seorang pemimpin harus mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi antara lain.

1.Perubahan diri pemimpin.

2.Perubahan masalah.

3.Perubahan tehnik informasi.

4.Perubahan lingkungan

5.Perubahan ruang lingkup

6.Perubahan teknologi.

Tugas pemimpin yang utama adalah :

1.   Membuat keputusan.

Keputusan dalam arti umum reaksi atas stimulasi oleh karena itu reaksi hanya berdasarkan gerak hati atau hasil pikiran yang dipertimbangkan. Jadi keputusan itu adalah kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi masa yang akan datang atau yang sedang terjadi.

2.   Menetapkan sasaran.

Sasaran harus ditentukan dengan kokoh, spesifik, berkiblat pada hasil dan mengandung imbalan.

1.    Memilih dan mengembangkan petugas.

2.    Mengadakan komunikasi.

3.    Memberikan motivasi.

4.    Pengawasan pelaksana.

     

Jenis- jenis keputusan.

1.   Keputusan teknis (dilakukan oleh petugas, mandor)

      Ruang lingkup terbatas, biasanya untuk kebijaksanaan yang diambil untuk masalah rutin.

2.   Keputusan operatif (dilakukan oleh manajer pelaksana)

      Keputusan yang dilakukan berhadapan langsung pada karyawan.

3.   Keputusan eksekutif (dilakukan oleh pimpinan pelaksana)

      Lebih bersifat pedoman pelaksanaan yang sifatnya strategis.

4.   Keputusan manajerial (dilakukan oleh manajer puncak)

Keputusan yang bersifat strategi organisasi, rencana induk, kebijkan umum, pola umum tentang sistim kerja.

4.    Kualifikasi pokok manajer kantor.

1.   Kualifikasi pribadi

Seorang manajer kantor harus memiliki imajinasi, sabar, keinginan bekerjasama, berinisiatif, terbuka, loyal dan memiliki rasa humor. Penelitian menunjukkan sopan dan integritas adalah karakteristik yang sangat menarik untuk manajer kantor.

Harus mampu memimpin, mampu berpikir, dan merencanakan dan melihat dari segala aspek organisasi tidak secara terpisah-pisah. Selain memiliki kemampuan secara administratif juga menjadi seorang penjual, menjual ide yang anda miliki dapat kepada top management dan mempengaruhi teman sejawat.

2.   Pendidikan dan latihan.

3.   Pengalaman

5.    Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis

      Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan rapat dengan karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan administrative yang penting.

      Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal secretary, private secretary, business secretary, dan executive secretary. Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan dirumah seperti businessmen yang sudah pension, actor dan penulis. The private secretary diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan besar untuk mengelola koresponden dan mengawasi pekerjaan administrative.

      Pekerjaan secretary antara lain, mencatat pesan-pesan eksekutif, mengedit, mengawasi pegawai, urusan korespondensi, kearsipan, tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai resepsionis, dan berbagai pekerjaan administratif lainnya.

6.    Hal – hal yang berhubungan dengan kantor.

      Menurut Betty L. Schroeder dan Diane Routhier Graf dalam bukunyan yang berjudul office System and Administration, menguraikan ruang lingkup administrasi kantor. Meliputi :

1.    Office Technology

Mencakup hal-hal sebagi berikut :

a.    Data/information Processing, memproses data dan teknologi.

b.    World/Information Processing.

c.    Communication Technology, meliputi telepon, telekomunikasi dan sebagainya.

d.    Records Management technology, Computer system.

e.    Ergonomic

2.    Office Administrations

Mencakup antara lain :

a.    Business Travel.

b.    Reference Materials, bahan-bahan referensi penting, fasilitas riset, dsb.

c.    Conference and meetings.

d.    Information production, internal and external distribution.

e.    Documen production, bahan-bahan dokumen, mengenali dokumen, memproduksi dokumen.

f.     General Office Procedures, meliputi perencanaan, organisasi dan supervise.

g.    Written Communication, meliputi surat menyurat, membuat proofreading, mengedit surat, copy dan membuat abstrak.

h.    Oral Communications, mencakup pembuatan pidato, sambutan, menerima, dan member kritik, menjadi pendengar yang efektif.

7.    Beberapa hal penting sehubungan dengan administrasi kantor.

A.      Ergonomics

Ergonomics adalah suatu studi ilmiah tentang hubungan karyawan dengan lingkingan fisik termasuk didalamnya hubungan dengan kantor dan segala peralatan serta system yang digunakan. Pengaturan ergonomics memudahkan karyawan langsung menggunakan peralatan kantor, tersedianya alat tulis, material, yang mudah dicapai. Segenap elemen yang memberik pengaruh psikologis, fisik, logis, sosiologis berpengaruh pada sikap dan performance dari karyawan termasuk ergonomics.

Faktor ergonomics dilihat dari segi :

1.    Efek psikologis, misalnya :

·         Perabot kantor dan perlengkapannya dihubungkan dengan luas ruangan yang tersedia, harus dapat mengurangi kelelahan pada saat menggunakannya.

·         Cahaya/ventilasi dan penggunaan lampu ruangan akan membuat karyawan lebih senang dan betah bekerja.

·         Kondisi temperature, kelembaban udara dalam ruangan, larangan tidak boleh merokok.

·         Faktor suara, kebisingan dalam kantor akan mengganggu suasana kerja.

2.    Efek phisiologi, misalnya :

·         Ukuran tinggi, besar, berat dari perabot kantor harus disesuaikan dengan keadaan jabatan dan karyawan yang akan menggunakannya.

·         Pengaturan letak dari perabot, jarak dekat atau jauh dari jangkauan karyawan perlu diperhatikan. Seperti letak telepon, letak komputer, printer dsb.

3.    Efek sosiologis, misalnya :

·         Adanya pengelompokan pekerja, dan system informasi yang cepat dan efektif mencapai masing-masing kelompok pekerja.

·         Perhatian terhadap pembentukan spesialisi, penyediaan ruangan khusus, sehingga dapat menjaga hal-hal yang bersifat pribadi dan rahasia perusahaan mempunyai pengaruh sosiologis.

4.    Efek komunikasi, misalnya :

·         Perhatikan alat komunikasi kantor, apakah selalu berhadapan, face to face atau menggunakan electronic communication, seperti telepon intern, computer, modem, papan pengumuman, dsb.

B.    Pengaturan Business Travel

business travel adalah perjalanan bisnis, perusahaan biasanya menyediakan anggaran tertentu untuk bepergian dalam rangka bisnis. Secretaries yang mengurus kegiatan business travel harus paham dan mengerti seluk beluk biro perjalanan, kendaraan yang akan digunakan, pemesanan tiket pesawat, dsb. Maka sekretaris harus memiliki brosur - brosur terbaru dan siap digunakan sebai informasi yang valid, atau memiliki daftar telpon yang siap dihubungi untuk segala macam informasi.

        Beberapa hal penting harus diperhatikan dalam pengaturan business travel, yaitu :

1.    Organisasi dan Prosedur travel.

2.    Persiapan Itinerary

3.    Tipe Perjalanan

4.    Dokumen yang dibawa

5.    Tindak lanjut.

C.   Konferensi atau Konvensasi pertemuan

·         Konferensi atau Konvensasi didefinisikan sebagai pertemuan formal dari sekelompok orang dengan tujuan tertentu. Konferensi ini disponsori oleh sebuah lembaga atau perushaan.

·         Meetings atau rapat.

BAB II

MANAJEMEN PERSONALIA

1.      Pengertian manajemen personalia

Manajemen personalia dapat diartikan sebagai suatu kegiatan merencanakan, mengarahkan, dan mengkoordinasikan semua pekerjaan yang menyangkut pegawai, mencari pegawai, melatih atau mengorganisasi dan melayani mereka.

Tujuan manajemen persoanalia secara efisien dan memungkinkan pegawai menggunakan segala kemampuan, minatnya dan kesempatan untuk bekerja sebaik mungkin. Ini menjadi tanggung jawab dari para menejer, mandor, dan supervisor dalam berbagai lapangan operasi bisnis.

2.        Pentingnya manajemen personalia

Depatemen personalia mengatur masalah personalia, adapun fungsi departemen personalia adalah :

·         Memilih tenaga kerja yang sesuai dengan jabatannya.

·         Tenaga yang dipilih harus dilatih dengan baik.

·         Harus menciptakan kondisi kerja yang menunjang moral pekerja dan produktivitas tinggi.

·         Antara tugas kerja dan balas jasa harus seimbang.

·         Menyusun job description yaitu rumusan tertulis didasarkan pada analisa jabatan tertentu. Mencakup :

Ø  Nama pekerja

Ø  Tempat bekerja, dan hubungan dengan pekerja lainnya

Ø  Peralatan/mesin yang akan digunakan

Ø  Deskripsi fisik dan mental yang harus disyaratkan untuk melakukan pekerjaan

Ø  Kondisi kerja, dan

Ø  Kewajiban tanggung jawab karyawan.

3.      Transfer, Promotion dan Separation

Transfer artinya memindahkan pegawai dari satu posisi ke posisi lain, tetapi tdak menambah beban kerja, tanggung jawab, keahlian dan balas jasa. Karyawan harus dimutasi sedemikian rupa agar tidak bosan tempat yang sama selama-lamanya.

Promosi artinya memindahkan karyawan keposisi baru, yang menyebabkan prestise dan tanggung jawabnya lebih besar. Promosi akan mendorong karyawan bertahan dalam perusahan, mereka tidak akan pindah keperusahaan lain.

4.      Bidang Garapan Manajemen Personalia

Secara rinci ruang lingkup atau berbagai kegiatan manajemen personalia yaitu :

4.1        Analisa jabatan

4.2        Mencari tenaga kerja

4.3        Melaksanakan seleksi

4.4        Mengadakan latihan

4.5        Mengadakan mutasi dan promosi

4.6        Memberikan kompensasi

4.7        Motivasi

4.8        Menjaga suasana kerja dan disiplin

4.9        Menjaga hubungan, konflik dan komunikasi.

4.10    Pendelegasian

4.11    Organisasi karyawan

4.12    Pemberhentian, pension, pemutusan hubungan kerja

5.      Manajemen Tenaga kerja

Teori manajemen ilmiah menyatakan bahwa pendekatan terhadap tenaga kerja harus diukur secara ilmiah, prestasinya diteliti secermat mungkin, dan disiplin kerja diberlakukan secara ketat.

Lebih lanjut pandangan diatas diungkapkan dalam teori-teori sebagai berikut :

5.1              Teori X dan Teori Y

5.2              Teori pola A dan pola B

5.3              Evolusi total Quality Management

5.4              Konsep kaizen

6.      Menjaga Moral karyawan

Beberapa factor yang mempengaruhi moral karyawan ialah :

Ø  Jaminan kesehatan

Ø  Keselamatan

Ø  Absen

7.      Humam Relations dan Human Resources Management

Humam Relations adalah salah satu kegiatan kepemimpinan yang menekankan kepada elemen manusia.

Dalam kepemimpinan muncul berbagai gaya kepemimpinan seperti :

·         Parcitipative leadership, yaitu gaya kepemimpinan demokrasi yang memberikan persoalan kepada karyawan dan mengajak karyawan ikut memecahkan persoalan tersebut.

·         Contingency leadership, yaitu gaya kepemimpinan yang disesuaikan dengan situasi. Jadi gaya kepemimpinan disini disesuaikan dengan situasi yang dihadapi saat itu.

Hal-hal yang menyangkut karir manajemen adalah :

Ø  Kesempatan promosi.

Artinya, karyawan menempati posisi baru yang lebih tinggi, biasanya diimbangi dengan bayaran dan tantangan yang lebih besar.

Ø  Pemberhentian sementara.

Pemberhentian sementara ataupun permanen mungkin terjadi karena mundurnya kegiatan perusahaan, performans karyawan kurang baik, kurang kualifikasi dalam jabatan, atau ada tuntutan baru dalam perusahaan yang tidak dapat dipenuhi karyawan.

Ø  Pemutusan Hubungan Kerja Secara Missal (PHK).

Adalah pengurangan karyawan secara besar-besaran, karena situasi ekonomi makrotidak mengizinkan, atau perusahaan menderita kerugian dan pendapatan perusahaan yang lagi menurun.

Ø  Pensiun.

Adalah masa akhir dalam karir manajemen. Kadang-kadang perusahaan memberikan insentif bagi karyawan yang ingin cepat pension, jika hal itu menguntungkan perusahaan.

BAB III

KESIMPULAN dan SARAN

1.      Kesimpulan

Sebagaimana yang telah dijelaskan diatas bahwa banyak sekali hal yang berhubungan dengan administrasi kantor tersebut tetapi ada salah satu hal yang mana menjadi salah satu satu tombak yang dapat mempengaruhi dari hasil atau kinerja kegiatan kantor tersebut adalah Komunikasi kantor, yang didalamnya memuat penyampaian informasi dari seseorang/mesin kepada pihak lain yaitu unsur pengirim berita, informasi, sarana, isyarat, penerima.

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.

2.      Saran

Adapun saran dari penyusun adalah perlu adanya perbaikan,  perbaikan tambahan dari pembaca untuk kesempurnaan dalam pembuatan makalah ini, selain itu pula hendaknya pembaca perlu mengetahui manajemen serta mengimplementasikannya di setiap organisasi.

BAB IV

DAFTAR PUSTAKA

Alma, Buchari. 2006. Pengantar Bisnis. Bandung : Alpha Bea.

//www.4shared.com/file/67505840/5f5e4041/MATERI__ADMINISTRASI__PERKANTORAN.html